In de voormalige kapittelkerk van OLVrouw te Tongeren werd archief gevormd door : de secretarie van het kapittel en de diverse ontvangerijen, door de proost, de kapelanen en door de broederschappen die er hun zetel hadden.

Algemene archiefzorg
In principe was de kanunnik-scholaster de conservator van de oorkonden, registers en handschriften van het kapittel. Wij mogen aannemen dat aanvankelijk ook alle liturgische boeken, kerkelijke en geschiedkundige literatuur, zonder onderscheid met de specifieke archiefstukken in éénzelfde lokaal, de “libraria” of “camera librorum” bewaard werden.
Van de zestiende eeuw af kochten de kanunniken hoe langer hoe meer gedrukte boeken, waardoor de praktische waarde van de handschriften verminderde. Nu en dan deden ze hele pakken manuscripten van de hand. Gelijktijdig schonken ze ook meer aandacht aan het archief en scheidden ze het van de bibliotheek.
Op 2 september 1589 lieten ze dit archief in de kasten van de kapittelzaal samenbrengen en vertrouwden ze de sleutels toe aan twee kanunniken en aan de notaris van het kapittel.
Op 19 maart 1613 beval het kapittel alle documenten, manualen en rekeningen, die uit het archief gelicht waren, terug te brengen. Het kapittel herhaalde dit bevel op 2 september 1617 en 23 december 1629.
Hetzelfde kapittel liet op 16 juni 1618 een nieuwe grote archiefkast maken en deed ze van drie sloten voorzien. Op 2 juni verbood het op boete van een goudgulden, boeken en charters zonder schriftelijke toestemming uit het archief weg te nemen.
Tenslotte deden de kanunniken op 11 maart 1698 de oude slaapzaal, “spighel” genoemd, herstellen om er de rekenkamer en de archiefbewaarplaats te vestigen.

De originelen
De oudst bewaarde inventaris van de originelen dateert van 1565. Ze waren toen over een aantal dozen (capsulae) verdeeld. De stukken over goederen waren geografisch geordend. De testamenten lagen in een “magna capsula”, de privileges in twee kartons, een “capsula longa et stricta”, en een “capsula quadrata”, enzovoort (zie inventaris nr. 1).
In 1583 vatte kanunnik Salomon Henrici het project op de originelen chronologisch in “cartularia” over te schrijven. Hij bekwam van het kapittel de toelating om alle oorkonden mee te nemen naar zijn woning, het tiende kloosterhuis. Hij werd bovendien twee jaar lang van alle koordiensten vrijgesteld om zich helemaal aan deze nuttige taak te kunnen wijden.
Gezegde cartularia waren in 1595 gereed, precies één jaar voor zijn dood. De “multa et diversa documenta” die hij benut had, waren echter in zijn kloosterhuis blijven liggen. Zijn opvolger, kanunnik Witten, liet ze op 11 februari 1597 terugbrengen.
Inmiddels had kanunnik Salomon Henrici de charters “in duabus ligneis capsulis” geplaatst. In de eerste bevonden zich de stukken van 1164 tot 1400 en in de tweede die van 1400 tot 1589. De inhoud van de kisten stemde dus met de chronologische begrenzing van ieder van de beide cartularia overeen. Vooraf had hij de originelen in pakjes van 7 à 17 gebonden en deze pakjes van een letter voorzien. In totaal waren er 37 pakjes. Die in de eerste kist had hij van A tot T genummerd en die in de tweede van A tot V. De inventaris, die hij in 1589 opstelde, vermeldde voor ieder stuk de plaatsnaam, het onderwerp, het jaartal en de verwijzing naar de folio’s in de “duabus magnis libris” (zie inventaris nr. 2).
Een alfabetische index, eveneens van de hand van Salomon Henrici, is bewaard gebleven. Hij werd ook omstreeks 1589 opgesteld. De stukken waarnaar hij verwijst, worden door de letters a of b, gevolgd door een cijfer, aangeduid. Het cijfer bij a overtreft niet 39 en dat bij b niet 37. Eenzelfde cijfer komt meermaals voor, zodat wij mogen vermoeden dat het hier gaat om een register bij een chronologische inventaris of aktenboek dat echter niet is teruggevonden (zie inventaris nr. 3).

Registers en liassen
Het grootste deel van de registers komt van de ontvangers van het kapittel voort. In het begin was er slechts één ontvanger, de “camerarius”. Omstreeks het midden van de veertiende eeuw werd zijn bevoegdheid over twee ambtenaren verdeeld. De ontvanger van de prebenden en het mandaat en die van de jaargetijden. Vóór 1406 reeds was een derde ontvanger ontvanger aangeduid, die van de fabriek. Vanaf 1516 waren er echter maar twee ontvangers meer en na 1771 was er terug maar één meer. Deze had de verantwoordelijkheid over de vier registers gekregen (prebenden, mandaat, jaargetijden en fabriek). Hij werd bijgestaan door een hulpontvanger.
Van de rekeningen en manualen en van de aktenboeken en liggers, die in de secretarie bewaard werden, stelden de kanunniken Jan-Nicolaas de Palmer en Jan-Martinus Ponsart in 1767 een “index archivii perinsignis collegiatae et archidiaconalis ecclesiae Beatae Mariae Virginis oppidi Tungrensis in ordine redacti et repertorisati” op (zie inventaris nr. 27).