Voor het opmaken van de inventaris werd uitgegaan van het volgende schema om zoveel mogelijk aansluiting te bieden op het systeem zoals vermeld in de richtlijnen betreffende ordening en selectie, uitgevaardigd door het Algemeen Rijksarchief, en toegepast op het archief van de stad Tongeren voor de periode 1972-20… :

00 Algemeen
01 Bestuur
02 Organisatie en personeel
03 Beheer van het patrimonium
04 Financiën
05 Burgerlijke stand
06 Bevolking
07 Verkiezingen
08 Militaire zaken en oorlogen
09 Openbare orde en veiligheid
10 Milieubeheer
11 Openbare werken, openbare nutsvoorzieningen, ruimtelijke ordening en stedenbouw
12 Onderwijs
13 Cultuur, sport en recreatie
14 Lokale economie
15 Sociale voorzieningen en arbeidsreglementering
16 Voogdij over het OCMW en rechtsvoorgangers
17 Betrekkingen met de erkende erediensten

We hebben gekozen voor de methode om een uniforme toegang te kunnen aanbieden voor de archieven van de deelgemeenten en ook om eventuele aanpassingen en toevoegingen te vergemakkelijken.
Afhankelijk van het soort document is gekozen voor een chronologische vermelding (aankopen, vergaderingen, …) of een alfabetische vermelding (bouwvergunningen, pensioenen, …).