De pastoor van Tongeren “intra muros” werd sinds de veertiende eeuw plebaan genoemd en zijn ambt de plebanie. Hij was echter geen lid van het OLV-kapittel. Zijn benoeming ontving hij van de proost en naderhand van de paus. Sinds de zeventiende eeuw was het de proost of de paus die benoemden, afhankelijk van de maand waarin de functie vacant werd.
In de stad zelf werd de plebaan bijgestaan door twee subplebanen (Sint-Jan en Sint-Niklaas) en in de dorpen van de stadsvrijheid door acht rectoren die door hem werden aangesteld.
Het hoofd-parochiealtaar stond in de dwarsbeuk van de kapittelkerk. Normaal zou de plebaan er zelf de parochiale diensten moeten vervuld hebben, terwijl de subplebanen dienden in de kerken van Sint-Jan en Sint-Niklaas. In werkelijkheid stond dit niet altijd vast. Door een overeenkomst van 11 juli 1380 stond het de plebaan vrij in de Sint-Niklaaskerk te celebreren en één van de subplebanen mocht het altaar in de kapittelkerk bedienen.
De plebaan bewoonde, zeker vanaf de vijftiende eeuw, een huis gelegen op de hoek van de Corverstraat en de Piepelpoel. Dit huis, plebanie genoemd, werd meermaals herbouwd en doet vandaag nog steeds dienst als dekenij.
Het was vanzelfsprekend dat ook in dit huis het archief bewaard werd. Na de dood van een plebaan kon het gebeuren dat zijn erfgenamen dit archief samen met de inboedel kwamen opladen. Zo moest het kapittel, dat over de plebanie toezicht uitoefende, op 6 september 1684 een vervolging inspannen tegen Maarten Noelmans, erfgenaam van de overleden plebaan Bartholomeus Stravius, die geweigerd had de documenten terug te geven.
Na de dood van plebaan Daniel Peters (31 augustus 1708) hield een zekere Anna Moers, mogelijk zijn meid, op haar beurt dit archief in haar bezit. Opnieuw vorderde het kapittel, op 12 oktober 1708 en 4 februari 1709, de documenten terug.
Van het archief van de plebanie is in dit fonds geen volledige inventaris bewaard. Nochtans leverden de notaris Jan Joseph Stas en Jacob Moureau in 1742 en 1749 repertoria af van de registers en bescheiden betreffende de plebanie en subplebanieën die ten huize van de juffrouwen Beckers en Jansen werden aangetroffen. Deze repertoria vermelden archiefdelen, die respectievelijk tot 1423 en 1502 opklommen.
Door afwezigheid van een oude inventaris moest een nieuwe opgesteld worden. Er werd rekening gehouden met volgende feiten. De plebaan was een zieleherder die toezicht over zijn ambtsgebied en zijn ondergeschikte geestelijken uitoefende. Hij trad op als geestelijk bedienaar en had titels te verdedigen tegenover derden. De documenten met betrekking hierop komen terug in de drie eerste hoofdstukken.
De plebaan was verder ook een beheerder van goederen en inkomsten. Hij stelde liggers op, inde ontvangsten en voerde processen. De stukken hierover staan in de hoofstukken vier tot en met acht.
Tenslotte was de plebaan ook een notaris voor zijn parochianen. Hij stelde bepaalde akten zoals huwelijksvoorwaarden, testamenten en delingen op. Deze protocollen zijn chronologisch per titularis bewaard gebleven en bevinden zich in het laatste hoofdstuk.
Wat deze protocollen betreft, moet opgemerkt worden dat deze voor genealogen van groot belang zijn. Een toegang hiertoe is te raadplegen.

In de bijlage tot deze inventaris worden papieren beschreven die de Franse belasting van 1795 aanbelagen. De clerus van Tongeren en omgeving had immers zijn aandeel te betalen in de belasting van vier miljoen pond waarmee het arrondissement Maastricht op 2 nivôse III (13 januari 1795) aangeslagen werd. Plebaan Renier van Herck werd door deze clerus als gevolmachtigde aangesteld en zo bewaarde hij ook de bewijsstukken voor de bijzondere opdracht.

De inventaris die werd opgesteld door wijlen stadsarchivaris Henry Baillien in 1965 werd met enkele aanwinsten uitgebreid.