Het OLV-kapittel van Tongeren kwam in negende eeuw tot stand. De oudste archiefstukken dateren uit de twaalfde eeuw, hoewel er muziekfragmenten e.a. zijn die teruggaan tot de negende eeuw. Tongeren was sinds de evangelisatie van de zesde eeuw opnieuw een bloeiend centrum van godsdienstig leven geworden. In de Karolingische tijd was de kerk er de zetel van een landdekenaat. Ze was toen een munsterkerk of abdij met een abt en een aantal fraters. In de twaalfde en dertiende eeuw was er een geleidelijke evolutie naar een echt kapittel. De abt werd proost, de broeders kanunniken en de abdij kapittel.
De proost was de bestuurder en de verdediger van de wereldlijke belangen van het kapittel. Oorspronkelijk werd hij door de bisschop van Luik aangesteld, maar in latere eeuwen werd hij door de kanunniken verkozen onder de domheren van Sint-Lambertus te Luik. Al in 1229 beschikte hij over een laathof dat bevoegd was over de kapittelgoederen. Zijn functie verloor in de loop van de eeuwen haar betekenis omdat hij zelden in Tongeren verbleef en hij alleen aanspraak kon maken op de titel van proost.
Van de twintig kanunniken die het kapittel uitmaakten, waren er drie die een speciale bevoegdheid bezaten.
De deken als geestelijk overste werd onder de kanunniken verkozen. Hij verbleef meestal te Tongeren en geleidelijk werden hem zekere bevoegdheden van de proost toegekend. Hij moest over het zedelijk gedrag van de kanunniken waken en straffen uitspreken tegen hen die de statuten hadden overtreden. Toen in de dertiende eeuw het kapittel vrijgesteld werd van de bisschoppelijke jurisdictie, kreeg de deken de bevoegdheid van de aartsdiaken en diende hij geregeld de kerken en kapellen, afhankelijk van het kapittel, te visiteren.
De cantor was belast met de organisatie van de plechtigheden, het aanleren en het leiden van het zangkoor en werd bijgestaan door een zangmeester.
De scholaster zorgde voor het onderwijs van de Tongerse jeugd. Hij werd door de proost aangesteld en moest zich tevens bezighouden met de bibliotheek en het archief.
De talrijke altaren of beneficies in de collegiale kerk, lieten de beneficiers of kapelanen toe in het levensonderhoud te voorzien. De beneficies werden doorgaans niet aan kanunniken begeven. In 1201 waren er slechts twee beneficies, in 1309 vijftien en in 1796 meer dan veertig.

Het kapittelarchief raakte over twee depots verdeeld. Op het Rijksarchief te Hasselt berustten de stukken die in 1797 door de directeur der Domeinen in beslag werden genomen, alsook de oorkonden en registers die in 1953 dankzij een ruil met Den Haag en Maastricht hier terecht kwamen.
Het stadsarchief bewaarde al langer het gedeelte archief dat in 1794 in veiligheid werd gebracht en in 1804 uit Hamburg terugkeerde.

Het grootste deel van het archieffonds is afkomstig van de ontvangers van het kapittel. De archivalia van de proosdij zijn slecht gering in aantal, dit omdat de proosten vaak niet in Tongeren resideerden.
Het archief van de kapelanen bestaat uit twee delen. De eerste heeft betrekking op de boekhouding van het gemeenschappelijk bezit en het andere op de afzonderlijke beneficies.
Het archief van de plebaan werd als zesde deel toegevoegd omdat het kapittel oppertoezicht over hem en zijn twee subplebanen uitoefende. Er berustte echter al langer een apart archieffonds van de Plebanie in het stadsarchief.