Voor 1925 waren er in Tongeren twee weldadige instellingen ; het Armbestuur en de Godshuizencommissie.
Het Armbestuur werd in Tongeren opgericht door de municipaliteit op 6 mei 1797 en werd begiftigd met de goederen en inkomsten van de voormalige Armentafel, het Leprozenhuis, het Klein Gasthuis, het Mandaat en de Doorvaart.
De Godshuizencommissie werd opgericht op 24 mei 1798 en beheerde de goederen van vier afgeschafte instellingen ; het Sint-Jacobusgasthuis, het Weeshuis, het Oudemannenhuis en het Begijnhof.
Door de wet van 10 maart 1925 werden beide instellingen tot één enkele versmolten, namelijk de Commissie van Openbare Onderstand (COO), hetgeen evolueerde naar het huidig Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW). Deze commissie deponeerde in 1953 haar archief op het stadsarchief.
In 1915, dus 10 jaar voor de versmelting, had EH Jan Paquay een inventaris van beide archieffondsen gepubliceerd. Hij had echter voorafgaand geen classificering doorgevoerd en zijn inventaris zijn eerder chronologische lijsten van de registers zoals hij ze op de rekken aantrof.

Wat het oude régime betreft, gaat het daarenboven niet om twee, maar om negen instellingen waarvan de COO sinds 1925 het archief bezit. Sommige, zoals de Armentafel, het Sint-Jacobusgasthuis en het Begijnhof, hebben min of meer belangrijke fondsen nagelaten. De overige blijken eerder onbeduidend te zijn.
Het ging ook niet op, louter en alleen om de negen fondsen heden aan eenzelfde eigenaar toebehoren en in eenzelfde depot verenigd zijn, ze tot één enkel archief te versmelten. Daarom moest de werking van de bedoelde instellingen, voor de Franse Revolutie, nagegaan worden en daarna hun nagelaten papieren volgens die samenhang geordend en beschreven worden.
Twee van die instellingen hadden de openbare weldadigheid niet tot hoofddoel ; het Sint-Jacobusgasthuis en het Begijnhof. Deze waren trouwens onder het oud régime steeds zelfstandige kloostergemeenschappen gebleven. Hun archieffondsen hebben als dusdanig ook afzonderlijke inventarissen.
Vervolgens moest er rekening mee gehouden worden dat de Armentafel, het Leprozenhuis, de Doorvaart en het Klein Gasthuis tussen 1702 en 1706 door één enkele administratie beheerd werden. Enkel voor 1702 waren het zelfstandige stichtingen, ongelet op het feit dat de Armentafel al sinds 1692 de goederen van het Leprozenhuis beheerde en dit omdat er sinds 1682 geen enkele melaatse nog in de instelling leefde. Na 1702 kwamen er nog twee stichtingen bij : het Weeshuis en het Oudemannenhuis.

De administrateurs van de Weldadige Instellingen lieten in de achttiende eeuw een eikenhouten archiefkast maken waarin de registers van iedere instelling een voorbehouden vak hadden. Het zijn de opschriften in deze kast, die tot in 1925 in het kantoor van het Armbestuur stond en later nog op de zolders van het stedelijk hospitaal bewaard werd, die ons het schema van de toenmalige archiefordening leverden.

Eerst werden alle stukken van voor 1702 van het archief gescheiden zodat op die manier de vier archiefjes van de tot dan toe zelfstandige stichtingen werd gereconstrueerd.
Na 1702 hielden de griffiers van de Weldadige Instellingen – een functie die aan de stadssecretarissen was toevertrouwd – geen rekening meer met de oude toestand en schreven de cijnzen en rekeningen in twee reeksen registers : a) die van de Armentafel en het Leprozenhuis en b) die van de Doorvaart en het Klein Gasthuis. Ze behielden echter voor iedere stichting een aparte boekhouding. Voor de resolutiën en de akten gebruikten ze respectievelijk slechts één register.

Deze inventaris geeft zo trouw mogelijk deze evolutie weer. Aan het in 1734 opgerichte Weeshuis en het in 1787 opgerichte Oudemannehuis werden afzonderlijke paragrafen gewijd. Het Weeshuis ontving in 1745 een belangrijk legaat van Jacob Festjens, de hierbij horende retroakten vormen de bijlage tot het paragraaf betreffende dit Weeshuis.
In het aanhangsel staan de papieren beschreven van het cijnshof geheten Schaetzenhof dat op 24 april 1731 werd aangekocht door de beheerders van de Weldadige Instellingen, alsmede de zeven registers van het Mandaat, een weldadige instelling uit de OLV-kerk waarvan de inkomsten, zoals gezegd onder de Franse Bezetting, bij de notatie van het Armbestuur gevoegd werden.

Sinds het opmaken van de inventaris in 1962 kon het archieffonds van de Weldadige Instellingen met meet dan honderd stukken uitgebreid. Vooral de staten van uitdelingen door de Armentafel, lijsten van armen en inkomstenregisters zijn belangrijke stukken.