Sinds de inventarisatie van de archieven van de stad en de oude stadsvrijheid Tongeren zijn vijfenveertig jaren voorbijgegaan. Dankzij de digitale mogelijkheden worden onze archieven nu nog beter ontsloten. En dankzij betere technieken kunnen de diverse dossiers bewaard worden onder de beste condities.
Sinds de inventarisatie door wijlen stadsarchivaris Henry Baillien in 1962, is het stadsarchief nog drie keer verhuisd met alle gevolgen van dien voor de ordening van tal van stukken.
Om deze redenen startten we vanaf 2004 met een uitgebreide herinventarisatie en digitalisering. Alle stukken werden bekeken op hun beschrijving en toestand en tal van archieven – vaak bewaard als ‘losse stukken’ of ‘niet geïnventariseerd’ werden beschreven. Alle stukken werden eveneens ingevoerd in databanken om de raadpleegbaarheid te verhogen en tenslotte werden alle registers en stukken verpakt in zuurvrij materiaal.

De gebeurtenissen die het Tongers stadsarchief in de loop van de eeuwen meemaakte, hebben we uitvoerig beschreven in de inleiding tot onze Regesten van de stad Tongeren.
We willen er hier enkel aan herinneren, alvorens onze eigen werkwijze te verantwoorden, dat dit archief tussen 1764 en 1902 reeds meerdere keren geïnventariseerd werd.
In de achttiende eeuw stelden de secretarissen, door de kamerling bijgestaan en op bevel van de magistraat, drie archieflijsten op : in 1764 van de registers, iets later een inventaris van de procesbundels ouder dan 1740 en in 1773 een overzicht van de losse stukken.

In gevolge van een ministriële omzendbrief maakte de stadssecretaris in 1842 een archiefinventaris op, waarvan een dubbel op het Algemeen Rijksarchief te Brussel wordt bewaard. Deze inventaris kreeg in 1848 een bijwerking en is in volgende rubrieken verdeeld : état civil, dette communale, budgets et comptes communaux, des hospices et du bureau de bienfaisance, délibérations, correspondance, milice nationale, garde civique, registres et documents divers antérieurs à la révolution Française, cachets en autres objets, bibliothèque.

Vervolgens in 1902 gelastte het stadsbestuur de stadsarchivaris van Sint-Truiden, de heer Frans Straven, om het archief van Tongeren wetenschappelijk te ordenen en te inventariseren.
Deze is bijgevolg de eerste vakman geweest die de hand aan het huidige stadsarchief heeft gehad. Hij bracht de losse stukken in portefeuilles bijeen en laste deze tussen de registers in volgens een schema dat sterk aanleunde met de richtlijnen van de toenmalige Comité des Petites Archives.
De inventaris van Straven werd in 1912 door Jan Paquay gepubliceerd.

Archivaris Frans Straven had echter de stukken in de portefeuilles niet geordend, noch beschreven. Hij had er zich wegens tijdgebrek toe beperkt de oude pakken en liassen volgens de beschrijving op de rugzijde in nieuwe portefeuilles bijeen te brengen, zonder zelfs maar de touwtjes los te maken of de stukken open te vouwen. Anderzijds nam hij wel de tijd om alle oude titels en rugopschriften van de registers in extenso over te schrijven, hetgeen echter de overzichtelijkheid van zijn inventaris bemoeilijkt.
Tenslotte moet nog vermeld worden dat Straven noch de registers, noch de stukken nummerde en dat bijgevolg in zijn inventaris geen nummering voorkomt. Toen Jan Paquay deze inventaris publiceerde, voorzag hij hem wel van nummers, maar liet na om dezelfde nummers op de registers en portefeuilles aan te brengen.

Tien jaar geleden, in 1953, begonnen wij aan de ordening van de portefeuilles. We hebben de tienduizenden losse stukken onderzocht en gedateerd en weldra bleek dat ongeveer één vierde van deze bescheiden niet op hun plaats waren ondergebracht, om de hierboven uitgelegde redenen. Dit verplichtte ons ertoe tientallen nieuwe portefeuilles te vormen.
De perkamenten, met of zonder zegel, werden in omslagen gestoken. De dossiers zitten thans in mappen die opschriften dragen overeenkomstig de beschrijvingen in deze inventaris.

Een ernstig probleem werd dan door de nummering gesteld. Sinds een halve eeuw hebben de geschiedschrijvers naar Paquay’s uitgave verwezen en het zou voor veel verwarring hebben gezorgd, moesten deze nummers niet meer gevolgd zijn. Daarom behielden we in grote lijnen het schema van Straven en de nummering van Paquay. Als gevolg hiervan zijn er echter wel heel wat bisnummers gecreëerd geworden.

Hier volgen dan enkele noodzakelijke toelichtingen over onze werkwijze.
Vooraan plaatsten we de oude inventarissen en gaven vervolgens melding van de originelen op perkament, die we omwille van de gevestigde orde niet op hun plaats beschreven, maar in regestvorm na de inventaris.
De inhoud van de nieuwe portefeuilles 5b en 5c (akten en overeenkomsten) en van 9b, 9c en 9d (minuten van de resolutiën) werden teruggevonden in de bundels 439-443 die de titel Minutes des réunions dites vergaederingen droegen. Hierin lieten wij enkel de stukken die aan dit opschrift beantwoordden.
De reeks processen, door de stad tegen personen of instellingen gevoerd en voor diverse rechtbanken gepleit, beslaat thans 209 fardes. Uit deze reeks had Straven in 1902 afgezonderd :
a) de processen tegen de stadsvrijheid gevoerd (ze vormen de nummers 148-155).
b) de processen tegen het OLV-kapittel gevoerd (ze vormen de nummers 498-501).
c) de processen tegen de ambachten gevoerd (deze bevinden zich in het Fonds van de Ambachten en Genootschappen).

In het tweede deel van het stedelijk archief, dat van de financiën, stelden we vast dat Straven ook hier niet de tijd gehad heeft om te komen tot een goed begrip van het ingewikkeld systeem van de stedelijke fiscaliteit van voor de Franse Revolutie te komen en dat hij dus onmogelijk de stukken in hun oorspronkelijke orde kon terugbrengen. Het is dan ook vrijwel de enige plaats in de inventaris, van nummer 116 tot 157, waar we registers en stukken moesten hergroeperen en de nummers onderling verwisselen. Het nummer dat door Paquay gebruikt wordt is niettemin telkens tussen haakjes vermeld achter de beschrijvingen.
Aan het begin van dit gedeelte plaatsen we de stukken die de ontvangers moesten inlichten over de belastbare gronden en over de grenzen van de stadsvrijheid , want verder reikte hun bevoegdheid niet, behalve voor buitenwonenden die gronden in de vrijheid bewerkten.
Achtereenvolgens behandelen we de algemene ontvangst, de ontvangst te Tongeren en de ontvangst in de dorpen van de vrijheid. De registers en stukken van deze laatste ontvangst moesten per omhaling gegroepeerd worden om zo dicht mogelijk de originele samenhang te kunnen benaderen.

De nummers 407-422 betroffen de ambachten en de wereldlijke genootschappen die in de stad actief waren. Deze werden ondergebracht in het nieuwe Fonds van de Ambachten en Genootschappen dat met een groot aantal aanwisten verrijkt werd. Register 406 met de resolutiën van de twaalf ambachten, draagt nu nummer 14a want het hoort bij het stedelijk archief omdat het door de stadssecretarissen werd bijgehouden. Portefeuille 418, met papieren over de krijgsraad – een raad die over de wachtovertredingen oordeelde – kreeg zijn plaats achter het gerechtelijk archief van de stadsraad en draagt nu nummer 497b.

De stukken over de militaire leveringen en inkwartieringen werden per veldtocht geordend.

Het derde gedeelte van het stedelijk archief wordt gevormd door de registers en dossiers van de magistraat, zetelend als lagere rechtbank. In de verschillende pakken, door Straven gevormd, kwamen hier en daar verspreide stukken voor over de rechtpleging, betrekkingen met andere hoven, gevangenen, etc. We brachten deze stukken samen in portefeuille 443a. Ook de boedelinventarissen, die de raad opmaakte, hielden we bijeen en legden ze in portefeuille 433.
De enkwesten van de stadsmomber, die tegenover de stad de functie van openbaar ministerie vervulde, vormen een reeks van 554 mappen, terwijl de burgerlijke gedingen in 160 dossiers vervat zijn.

In het aanhangsel klasseerden we de stukken die de neerslag van de betrekkingen met kerkelijke instellingen vormen. Uitzondering maakte wen voor de portefeuilles 502 tot 504, want we hebben hier te doen met papieren die afkomstig zijn van het klooster van Sint-Clara. Het herkomstprincipe wil namelijk dat deze archieven, die blijkbaar op het stadhuis beland zijn, uit het fonds worden geweerd en afzonderlijk beschreven. De lijst van de parochiale registers sluit deze inventaris af.